Yaptığımız tüm işlerin, aktivitelerimizin, attığımız her adımın iş ortamında bağlı olduğu bir “süreç” vardır. Süreçler amaçladığımız sonuçlar (çıktı) için eldeki girdileri (kaynaklar) en verimli şekilde kullanmayı bize hedef olarak sunar. Peki biz bu hedefe nasıl ulaşırız? Elimizdeki en önemli yaklaşım sürekli geliştirme yaklaşımıdır. Japonca karşılığı ve dünyaca bilinen adıyla “Kaizen”.
Geçmişten bugüne Kaizen hep fiziksel süreçlerde (en genel haliyle üretim) karşımıza çıktı. Ancak zaman içerisinde bilgi süreçlerinde (ofislerde gerçekleşen süreçler) de gayet iyi şekilde uygulandığı, bu yaklaşımın sonuç verdiği gözlemlendi. Yazılımdan pazarlamaya, tasarımdan Ar-Ge’ ye, satıştan muhasebeye birçok faaliyet alanı ve süreçte Kaizen yaklaşımı başarılı sonuçlar ortaya koydu.
Peki bu Kaizen yaklaşımı ofis süreçlerimizde nasıl çalışır? Kaizen’i nasıl uygularım? Şu şekilde uygularız:
1. Problemi ortaya koyma: Sizde ve müşterinizde stres yaratan problemi açıkça ortaya koyun. Tüm paydaşlarla görüşüp iyileştirilmesi gereken noktayı net bir şekilde açıklayın.
2. Mevcut durumu analiz edin: Ortaya koyduğunuz problemin mevcut durumunu rakamlarla açıklayın. “Projede çok geciktik!” ifadesi ile “Projenin kritik 10 adımından 5 tanesi gecikti!” ifadesi arasında çok fark vardır. “Elimizde ne var?” sorusuna cevap arayın raporlarınızı, ölçümlerinizi ortaya koyun.
3. Kök nedenleri belirleyin: Mevcut durumumuzu ortaya çıkaran, her şeyin altında yatan kök nedeni bulun. “Neden?” sorusunu çok güçlü şekilde sorun. Her seferinde açıklayıcı cevaplar almaya çalışın.
4. Çözüm önerileri sunun ve uygulayın: Kök nedenleri ortaya koyduktan artık tek ihtiyacınız yaratıcılık ve ekip iş birliği. Ekip olarak bir araya gelin tüm çözüm önerilerini dinleyin. İşinizin sahip olduğu mevcut kaynaklarla devreye alınabilecek, pratik çözüm önerilerini hemen devreye alın.
5. Sonuçları izleyin: Ofisler birçok süreç adımının sanal olarak gerçekleştiği yerlerdir. Bir uygulamayı devreye aldığınızda fiziksel ortamda fark edilmez. O yüzden devreye aldığınız iyileştirmeleri, uygulamaları görünür kılın. Sonuçlarını izleyin. Peşini bırakmayın. Tekrar eski duruma dönmediğinizden emin olun.
6. İyileştirmeyi sürdürün: Yapılan iyileştirmelerin sürekli olarak sürdürülebilmesi için herkesin aynı açıdan baktığına emin olun. Mümkün olduğu kadar uygulamaları adım adım açıklayın. Talimatlara ve prosedürlere güvenin. Onları yeniden oluşturun. Yeni uygulamalarla ortaya çıkan yeni adımları eğitimlerle aktarın. Tüm bunların devamında ekibi teşvik edin. Unutmayın motive ekipler bu süreçlerin devamlılığı için düzenli olarak gözden geçirmeler yapar ve yenilikler önerir.
Tüm bu adımların aslında temelde tek bir amacı vardır. Ve bu amaç öncelikli olarak maddi değildir. Asıl odak “İnsan” ‘dır. Ofislerinizde, sanal süreçlerinizde, işlerinizde birçok stres noktasını Kaizen yardımıyla aşabilirsiniz. En büyük iletişim kazalarını Kaizen ile engelleyebilirsiniz. Elinizdeki tüm kaynakları (en önemlisi de işgücü) verimli kullanmayı sağlar. Sorunları görünür kılar ve iş birliği artar.
Tüm entelektüel kaynaklarınız, bilgi birikiminiz ve mükemmel sistemleriniz var ve hala daha Kaizen gibi bir yaklaşımı işlerinize adapte edemiyorsanız. Danışmanlık ve koçluk almaktan çekinmeyin. Kısa süreli çalıştaylarda gerçek sorunlarınızı uzmanlarla ele almaktan çekinmeyin.
Tüm ekibe güvenin ve insanları eğitimine önem verin. Tüm fikirlere kulak verin.
Sürekli iyileştirmeyi benimseyen başarılı ekipler olmanız dileğiyle. Kaizen’le kalın.
Hoşça kalın.
Mehmet Geçgel
Sürekli Geliştirme Gönüllüsü
Güzel bir makale olmuş Hocam. Emeğinize sağlık