SAP İÇ SİPARİŞLER İLE MALİYET KONTROLÜ VE KARAR SÜREÇLERİNE KATKI

Günümüz rekabetçi iş dünyasında, şirketlerin sürdürülebilir büyüme ve verimlilik hedeflerine ulaşabilmeleri için doğru ve zamanında alınmış kararlar büyük önem taşır. Bu noktada, yönetim muhasebesi sadece mali verileri raporlamakla kalmaz, aynı zamanda karar alıcılar için stratejik iç görüler sunar. SAP CO modülünde yer alan iç sipariş (internal order) yapısı, bu sürecin önemli araçlarından biridir.

SAP İÇ SİPARİŞLER İLE MALİYET KONTROLÜ VE KARAR SÜREÇLERİNE KATKI

İç siparişler; belirli projeler, faaliyetler veya varlıklar bazında maliyetlerin ayrıştırılarak takip edilmesini sağlar. Böylece yöneticiler, hangi süreçlerin verimli çalıştığını, hangi alanlarda kaynak israfı yaşandığını ve nerelerde iyileştirme yapılması gerektiğini somut verilerle görebilir. Bu detaylı maliyet takibi, özellikle taşıtlar, ekipmanlar, kampanyalar, eğitimler ve bakım süreçleri gibi spesifik faaliyetlerde stratejik kararlar alınmasına doğrudan katkı sağlar.

CO modülünde bir masraf, hem iç sipariş hem de masraf yeri üzerinde takip edilebilir. Bu durumda iç sipariş istatistikî olarak tanımlanır. İç sipariş üzerindeki kayıtlar tamamen istatistikî olup gerçek muhasebe kaydı masraf yeri üzerinde oluşur.

Amaç, şirket bünyesinde oluşturulacak iç siparişlerle ilgili raporların, daha kısa zamanda ve daha az iş yükü ile gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

1.  Adım adım taşıt için bir iç sipariş tanımlayalım.

1.1 KO01 T-Code’u ile İç Sipariş Oluşturma ekranına geçiyoruz. Bu ekranda, uyarlamacılar tarafından tanımlanmış olan TAST sipariş türünü seçiyoruz. Ayrıca, işlemin hangi kontrol kodu (Controlling Area) altında yapılacağı da önemli bir adımdır. Biz bu örnekte, kontrol kodu olarak BRNY seçimini yapıyoruz.

1.2 Enter tuşuna basarak iç sipariş ekranına geçtiğimizde, Üst Bilgiler ve Tayinler sekmelerinde; araç plakası, şirket kodu, masraf yeri, kar merkezi ve sorumlu kullanıcı gibi temel bilgileri dolduruyoruz.

***Neden Genel Masrafları Seçtik?

 Genel Masraflar" nesne sınıfı, gelir getirmeyen kısa süreli faaliyetlerin gider takibini sağlamak, maliyetlerin doğru şekilde toplanmasını ve planlama ile raporlamada uyumlu analizler yapılmasını mümkün kılmak için tercih edilir.

1.3 Denetim sekmesine geçerek, siparişin Teknik onayının yapılıp yapılmadığını kontrol ediyoruz. Ayrıca, para birimi seçimi yaparak, istatistiksel sipariş kutucuğunun işaretli olmasına dikkat ediyoruz.

*** Neden İstatistiksel Sipariş Seçtik?

İstatistiksel sipariş" seçeneği, maliyetleri yönlendirmeden yalnızca analiz, raporlama ve izleme amacıyla sipariş bazında takip yapabilmek için işaretlenir.

1.4 Kaydet butonu ile siparişimizi kaydediyoruz.

2. İkinci aşamada gider kayıtlarını atmalıyız.

   
   

2.1   Bunun için F-02 veya FB50 t-code’ları ile işlem yapabiliriz. Biz F-02 den kayıt atalım.

40 KA tipiyle gider hesapları seçilerek, ilgili iç sipariş kodu girilir ve böylece maliyetlerin sipariş kartına kaydedilmesi sağlanır.

3. Son olarak, iç siparişlere ait maliyetler yıllık, üç aylık veya dönemsel olarak karşılaştırmalı şekilde raporlanabilir. Masraf türü bazında yapılan bu detaylı analizler, yönetim muhasebesi açısından yöneticilere sağlıklı ve veriye dayalı kararlar alma konusunda önemli katkı sağlar.

Masraf çeşidini çift tıkladığımızda ise detaylı raporlama ekranlarına geçebiliriz.

Konuyu özetleyecek olursak, özellikle taşıtlar gibi detaylı maliyet takibi gerektiren alanlarda, iç sipariş kartları oluşturarak masraf türü bazında detaylı raporlama yapmak mümkündür.

Ben de çalıştığım şirkette bu yöntemi kullanarak, aktif olarak kullanılan ancak sık sık arızalanan eski bir servis otobüsünün yarattığı yüksek bakım maliyetlerini ve çalışanlar üzerindeki olumsuz etkileri tespit ettim. Bu raporlamalar sayesinde aracın elden çıkarılmasını ve yerine özel bir servis firmasıyla anlaşma yapılmasını sağladım. Sonuç olarak, hem şirketin maliyetleri azaldı hem de personel daha motive ve zamanında işe gelmeye başladı.

Derya Kale Erdemli

SMMM/İç Denetim Bilim İnsanı

Brainy Academy Kurucu